Hướng dẫn trộn thư Mail Merge trong Word chuyên nghiệp từ Excel

Mail Merge (Trộn thư) là một tính năng ‘cứu cánh’ cho nhân viên hành chính và nhân sự khi cần gửi thông báo hoặc thư mời cho hàng trăm người cùng lúc. Thay vì phải copy-paste tên từng người, Mail Merge cho phép bạn tự động hóa toàn bộ quy trình này một cách chính xác tuyệt đối.

1. Mail Merge là gì?

Thủ thuật này cho phép bạn kết hợp một tài liệu Word mẫu với một nguồn dữ liệu (thường là Excel). Kết quả là bạn sẽ có hàng trăm trang văn bản riêng biệt, mỗi trang mang thông tin cá nhân của một người trong danh sách. Độ chính xác là 100% nếu file nguồn của bạn chuẩn xác.

2. Quy trình thực hiện 3 bước đơn giản

Bước 1: Chuẩn bị file nguồn

Tạo một file Excel gồm các cột như: Họ tên, Chức vụ, Địa chỉ, Số tiền. Lưu ý tiêu đề cột phải nằm ở dòng đầu tiên của file.

Bước 2: Kết nối Word với Excel

Mở file Word mẫu, vào thẻ Mailings -> Select Recipients -> Use an Existing List và chọn file Excel bạn vừa tạo.

Bước 3: Chèn các trường (Fields)

Đặt con trỏ tại vị trí muốn hiển thị tên, nhấn Insert Merge Field và chọn cột tương ứng. Sau khi hoàn tất, nhấn Finish & Merge để xuất file.

3. Xử lý các vấn đề thường gặp

Lỗi phổ biến nhất là định dạng số thập phân hoặc ngày tháng bị nhảy. Để khắc phục, bạn có thể sử dụng hàm TEXT trong Excel để chuyển các cột đó về dạng văn bản trước khi trộn. Ngoài ra, hãy luôn dùng chức năng Preview Results để kiểm tra lỗi hiển thị trước khi nhấn in hàng loạt.

4. Lời kết

Mail Merge không khó nhưng đòi hỏi sự tỉ mỉ ở bước chuẩn bị dữ liệu. Khi đã thành thạo, bạn sẽ thấy đây là công cụ không thể thiếu trong tủ đồ thủ thuật văn phòng của mình.

💡 Nếu định dạng ngày tháng hoặc số tiền từ Excel sang Word bị sai, hãy sử dụng mã Switch (Alt + F9) để định dạng trực tiếp trong Field Code của Word.